SOLUCIONES INTELIGENTES

SW Project Plan
Gestión de proyectos potente y sencilla

La gestión de proyectos co​nst​ituye una de las necesidades esenciales de toda empresa. Pero no todas pueden permitirse una costosa plataforma que les ayude en esta tarea. Y ahí interviene SW PROJECT PLAN, la nueva herramienta que Smart Workplace pone a vuestro alcance.

Una gestión de proyectos versátil, potente, sencilla y asequible, que le permitirá racionalizar el uso de los recursos y evitar desviaciones indeseadas. 

Toda compañía tiene la necesidad de gestionar sus proyectos, sin importar su tamaño o el volumen de su facturación.
Las herramientas disponibles para ello, sin embargo, suelen ser costosas y complejas. No muchas compañías pueden permitírselas o, si pueden, apenas explotan una parte menor de su potencialidad, con lo que es difícil justificar su inversión.


Integración del perfil del usuario


Apariencia personalizable


Mantenimiento y soporte técnico

Smart Workplace


Métricas y cuadros de mando

Garantía de rendimiento y fiabilidad


Suscripción mensual a tarifa plana

Smart Workplace

En Smart Workplace hemos trabajado en diseñar una herramienta sencilla y asequible, que proporciona a sus usuarios los mecanismos necesarios para las actividades esenciales de la gestión de proyectos, sin exigir ni grandes conocimientos ni grandes desembolsos: una gestión seria y eficiente de las actividades de la empresa y las de sus empleados. Para ello incidimos en los dos apartados más críticos: la gestión de las tareas y la gestión documental del proyecto, asociadolos en SW PROJECT PLAN.

Un vistazo a herramienta

SW PROJECT PLAN es un gestor de proyectos potente pero sencillo. Con é​l es posible generar tareas e hitos y asignarlas a recursos, vincular las tareas entre sí, definir objetivos, comentarios, vincular documentos a proyectos, exportar / importar desde Microsoft Project… Es decir, toda la operativa que espera de una gran gestión de proyectos. Le proporciona control y visibilidad de las tareas que componen los diversos proyectos en los que está embarcado en un momento dado, quién está haciendo qué, las fechas comprometidas y le asegura toda la documentación necesaria para sentirse al mando de sus proyectos... Justo lo que necesita, ni más ni menos...

Smart Workplace

El gestor de proyectos crea espacios específicos para cada Proyecto. Todo lo que pasa en uno de esos espacios queda asociado a un Proyecto: las Tareas, los Recursos, los Documentos.... El sistema permite agrupar los proyectos en una entidad superior (un Programa o workgroup). Según el número y complejidad de sus Proyectos, podrá disponer de uno o más de estos Programas. Es posible hacer un seguimiento común a todas las tareas de un Programa determinado y los recursos que utiliza. En general, una empresa con pocos proyectos usará tan solo un Programa.

Se utiliza la seguridad integrada de Windows, por lo que los usuarios a los que de permisos accederán a SW PROJECT PLAN sin problemas y sin necesidad de dobles validaciones o engorrosos mecanismos de "single sign-on". Cada usuario visualiza lo que tiene permiso para ver, incluyendo sus tareas asignadas. Solo los usuarios con rol de Jefe de Proyecto pueden gestionar Tareas, si bien es posible que todos los usuarios alimenten la gestión documental, si así se configura en el sistema. Los administradores de la herramienta generan la infraestructura necesaria mediante una serie de flujos de trabajo que automatizan completamente la generación de Programas y Proyectos.

Los Proyectos

La pieza clave en SW PROJECT PLAN la constituyen, como es natural, los Proyectos. Un usuario con permisos solicita la creación de un proyecto y tras un flujo de aprobación se crea el espacio necesario (el sitio de proyecto o workspace). Este sitio nace con los componentes necesarios para la gestión del proyecto y su documentación. Se generan páginas y componentes que permiten mostrar la información relevante, que ademas son configurables. El Jefe de Proyecto puede bien importar las tareas desde un archivo de Microsoft Project o bien generar un proyecto desde cero, mediante la interfaz específica integrada en la Cinta superior, habitual en los programa de tipo Office.

Smart Workplace

Se generan las Tareas mediante un sencillo botón y se les asigna la información precisa. El sistema presenta un completo diálogo de información de la Tarea, digno de la más compleja plataforma de gestión, pero en realidad solo necesita una fecha de inicio (o una tarea predecesora) y una duración. Como en otras herramientas de este tipo, con SW PROJECT PLAN podemos realizar una gestión del Esfuerzo, diferenciado del tiempo y de los recursos asignados. En función de una combinación de los datos, el sistema calcula la fecha de finalización estimada. Las Tareas se agrupan en tareas superiores. Para evitar confusiones, una tarea con subtareas impide la asignación de recursos. Los hitos permiten establecer y marcar momentos relevantes o entregables.

Dentro de un workspace existen diversos Recursos (que se generan con él o a posteriori): calendarios, agendas, bibliotecas de imágenes... El más relevante lo constituye la Biblioteca, en la que se realiza la gestión documental asociada a todo el Proyecto o a alguna de sus tareas (SW PROJECT PLAN es de los pocos gestores de proyectos que permiten esta granularidad, dejando asociar documentos a tareas especificas)​. Esta Biblioteca dispone de potentes mecanismos de categorización y filtrado pre-establecidos, pero completamente configurables para ajustarse a sus necesidades.

Los Programas

Como hemos comentado, los Proyectos se agrupan en Programas. SW PROJECT PLAN necesita que al menos exista uno de estos Programas. Según las necesidades de su empresa, podrá generar tantos Programas como desee o quedarse con un Programa único. Cada Programa establece un espacio aislado de seguridad e incluye mecanismos para que cada usuario visualice sus propias tareas sin necesidad de acceder a los sitios de proyecto, si no se desea.

Para ello se incluye un elemento que permite "kanbanizar" listados y otros orígenes de datos. De este modo los usuarios con permisos en más de un proyecto pueden visualizar el estado de las tareas de todos ellos de forma integrada. Además, una serie de Indicadores gráficos muestran el avance porcentual del proyecto y alertan de posibles retrasos, convirtiendo la página principal del Programa en un auténtico "cuadro de mando" para nuestra empresa.

Smart Workplace

Nótese que los Programas se han diseñado, en parte, para asegurar el rendimiento de SW PROJECT PLAN. Un Programa permite gestionar un centenar de Proyectos de tamaño medio. Si se supera esta cifra, es recomendable usar varios Programas para nuestra Organización.

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